Liquidität ist im Handwerk und in der Gastronomie wichtiger als Umsatz. Wer 45 Tage auf Geld wartet, finanziert seine Kunden.
Die Kette, die automatisiert gehört
- Rechnung sofort: idealerweise am Tag der Leistung, direkt aus dem Auftrag erzeugt.
- E-Rechnung als Standard: strukturierte Formate sind im B2B in Deutschland Pflichtthema und beschleunigen die Prüfung beim Kunden.
- Zahlungslink auf jeder Rechnung. Ein Klick statt Überweisungsformular senkt die Zahlungsdauer messbar.
- Erinnerung Tag 3 nach Fälligkeit, freundlich und automatisch.
- Mahnstufen 1 bis 3 mit klarer Sprache und festen Fristen, danach Übergabe an Inkasso oder Anwalt.
Anzahlungen und Teilrechnungen
Bei Projekten über 5.000 Euro gehören Abschlagszahlungen in den Vertrag: 30 Prozent bei Auftrag, 40 Prozent bei Baufortschritt, Rest nach Abnahme. Automatisieren Sie die Auslösung an Meilensteinen, nicht an Kalendertagen.
Was die KI übernimmt
- Belege aus Fotos lesen und den Aufträgen zuordnen
- Zahlungseingänge automatisch abgleichen
- Auffälligkeiten melden: Kunden mit wiederholtem Zahlungsverzug
- Mahntexte in verbindlichem, aber freundlichem Ton formulieren
Kennzahlen, die zählen
- Debitorenlaufzeit in Tagen
- Anteil überfälliger Rechnungen
- Zeit von Leistung bis Rechnungsstellung
Häufige Fragen
Verärgern automatische Mahnungen Kunden? Nicht, wenn Ton und Timing stimmen. Unklarheit verärgert, Konsequenz nicht.
Brauchen wir dafür eine neue Software? Meist nicht. Die meisten Systeme können mehr, als eingerichtet ist.
Erster Schritt: Messen Sie die Tage zwischen Leistung und Rechnungsstellung. Diese Zahl ist Ihr größter Hebel.